Consumentenbond.nl
gratis artikel

Hoe archiveer je e-mails?

Hoe archiveer je e-mails?
Badge +8
  • Moderator
  • 1946 reacties

Veel belangrijke post komt tegenwoordig in de digitale brievenbus. Deze e-mails wil je natuurlijk goed bewaren en daarom is een betrouwbare back-up belangrijk. Met MailStore Home berg je al je e-mails veilig op.

Lees er meer over in dit gratis artikel uit de Digitaalgids van maart/april 2021.

Hoe archiveer jij je e-mails? Praat mee en deel je tips!


20 reacties

Ik download af en toe de back-up bij mijn providers.
 

Als gewone consument is mijn emailverkeer beperkt en het bewaren niet waard. Ik schoon ze geregeld op en gooi ze weg. Wil ik toch iets bewaren dan print ik het uit. Bij min of meer belangrijke stukken vraag ik om toezending per post. Eens kijken hoe lang dat nog mogelijk blijft. Onbegrijpelijk dat een wijze van administreren die voor het bedrijfsleven ontworpen is omdat het daar besparingen oplevert ook wordt opgedrongen aan de eenvoudige consument die daar niets mee opschiet maar er wel steeds meer tijd in moet steken.

Reputatie 3
Badge +3

Persoonlijk vind ik het een mooie tool en helemaal mooi dat het voor particuliere gebruikers gratis is. Voor hoe lang denk ik dan wel meteen. Leuk dat de CB dit laat zien en uitlegt voor hen die er belangstelling voor hebben, dat moet gezegd. Net al wat @Lisa Boele zegt denk ik dat het voor vele particulieren wat minder belangrijk en omvangrijk is dan voor bedrijven die een bewaarplicht hebben van 10 jaar. Als particulier sla je die bijlage waar het om gaat wel ergens veilig op en zijn er andere manieren om daar weer een back-up van te kunnen maken. Al dan niet in de Cloud. Een mailtje gericht aan particulieren is vaak een notificatie of er volgt een actie uit. En is het niet meer actueel dan kan die mail vaak gewoon weg.

Voor mijn eigen klanten heb ik een mailserver beschikbaar gesteld, waarvan back-ups worden gemaakt naar een andere server, maar dat is een heel ander verhaal.

Onbegrijpelijk dat een wijze van administreren die voor het bedrijfsleven ontworpen is omdat het daar besparingen oplevert ook wordt opgedrongen aan de eenvoudige consument die daar niets mee opschiet maar er wel steeds meer tijd in moet steken.

Sorry maar wat word je opgedrongen en waarom steek je daar dan tijd in? Ik zag dat mijn moeder alle mail in d'r inbox laat staan en geen haan die ernaar kraait.

Reputatie 5
Badge +4

Ik gooi (bijna) niks weg, alles blijf gewoon op de pc staan, en een back-up op een losse schijf.
Iets opzoeken gaat super snel en dat doe ik regelmatig, hoe lang het ook geleden is.
Uitprinten vind ik niet meer van deze tijd en is dan zoeken naar een speld in een hooiberg.
Qua omvang is het ook niet zo veel in Mega bytes.
Ik heb nog mails van begin deze eeuw, soms gewoon leuk om te lezen waar ik mee bezig was.

Spam gooi ik uiteraard wel weg en meldingen van dit forum dat er weer een niet bericht is geplaatst ook.
 

Reputatie 2
Badge +2

Net als @Free Spirit bewaar ik de meeste mail.

Daar ik vrij actief ben in een aantal velden, welke is niet zo relevant, bevat de mail ook kennis, historische data etc. Al met al is dat tientallen jaren mail en ruim 20 GB. Ik zorg dus ook voor minimaal 2 backups op verschillende media. Sporadisch raak ik wat kwijt, ik gebruik mijn on-line mail box als extra archief om te voorkomen dat voor ik een backup maak er iets mis zou kunnen gaan.

Terug naar “MailStore Home”.

Kan er kort over zijn… historisch gezien zijn er mijn geen bedrijven bekend die een duurzaam & betrouwbaar alternatief bieden. Dus doe ik het backuppen zelf.

En laten we eerlijk zijn: Wat kost nu een goede harde schijf van bijv 2 TB of meer nu? Doe hem in een doosje van ~max 20 euro en regel je eigen backup. Geen rocket science. Vervolgens ben je wel zelf de zwakste schakel…. maar dat is dan een eigen keuze… . Van mijn digitale foto’s heb ik wel 4 gelijke versies op diverse schijven.

Zorg wel dat je een goede kennis hebt van de zoek functie in het email programma! 

 

 

Wat ik handig vind is in de e-mail kiezen voor “Print to PDF”. (Rechtsboven igv Gmail.) Dat kan als Microsoft PDF maar meestal ook als PDF van jouw printer. Maar dan niet printen maar “opslaan”. (ik heb niet alle antwoorden doorgelezen dus mogelijk is deze optie al door iemand gegeven. ;-)

 

Reputatie 2
Badge +2

De kans is reëel dat  MailStore Home zodra het voor hen interessant wordt, een betaald backup systeem wordt.

Schrijft de Consumentenbond ook niet regelmatig dat gratis ene prijs heeft. Dat kan imho nu (jouw naam & mail adres zijn) en in de toekomst echt betalen.

Het lijkt mij dan net zo handig om het in een keer te doen, back-uppen voor je foto’s is zo wie zo al handig om te doen (in meervoud) dan kunnen die gigabytes mail of minder er ook nog wel bij, Harde schijven hebben tegenwoordig zoveel  opslagruimte en zijn vrij goedkoop.  

Dus ik backup al 10-tallen jaren lokaal (minimaal 2 backups) … toen bestond  MailStore Home nog niet eens..

Als ik op  MailStore Home had moeten wachten…. niet gedaan dus, gewoon zelf gedaan.

Reputatie 7
Badge +6

Wat bewaard moet blijven gaat in de archiefbox van de mailadressen . Alle boxen schoon ik regelmatig op . Wat niet verloren mag gaan wordt uitgeprint en op de daarvoor bestemde plek makkelijk vindbaar opgeborgen . Sommige mails wil ik alleen maar op papier hebben en worden dan meteen geprint .Deze paperassen worden van tijd tot tijd uitgedund opdat het niet onnodig veel wordt . Dat bevalt prima en laat ik daarom zo . Ik heb slechte ervaringen met nieuwe probeersels de laatste jaren . 

Badge +2

MailStore Home kan alleen goed werken met IMAP, merkte ik. En mijn meest gebruikte mailadres werkt met POP3. Wat het verschil is tussen POP3 en IMAP is me na jaren nooit goed duidelijk geworden. Al vaak geprobeerd het te begrijpen, maar helaas….
En in Thunderbird @ upcmail.nl over te zetten naar IMAP durf ik niet aan. Zou wel moeten kunnen denk ik.

Reputatie 2
Badge +2

Wat het verschil is tussen POP3 en IMAP is me na jaren nooit goed duidelijk geworden. Al vaak geprobeerd het te begrijpen, maar helaas….
 

Een uitleg op de Wikipedia:

https://nl.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol#:~:text=IMAP%20houdt%20de%20e-mails,de%20server%20in%20een%20mappenstructuur.&text=IMAP%20houdt%20een%20mappenstructuur%20bij,een%20gedeelte%20van%20een%20bericht

Anderen leggen het zo uit:

https://realhosting.nl/helpdesk/verschil-tussen-pop3-en-imap/

of zo:
https://onlinehelp.cloud.telenet.be/article.php?id=320

Simpel gezegd blijft IMAP mail op de server staan en POP3 haalt het naar uw computer. Dit heeft volgende voor- en nadelen: Bij IMAP kunt u vanaf elke computer aan al uw mails. Ze blijven altijd beschikbaar. Eens de mail binnengehaald via POP op een pc is deze enkel nog beschikbaar op die pc. Bij IMAP zult u vlugger e-mail moeten verwijderen daar uw mailbox een gelimiteerde grootte heeft. Bij POP3 wordt deze lokaal opgeslagen en heeft u zoveel ruimte als uw harde schijf groot is. Sommige IMAP mail clients ondersteunen IMAP-IDLE. Dit maakt push-email mogelijk wat interessant kan zijn indien u onderweg bent met uw laptop, PDA, iPhone,... Om IMAP mails te kunnen lezen, moet u online zijn. Bij POP3 kunt u alle mails die u al binnengehaald heeft offline lezen. U kunt uw mail desgewenst ook gecombineerd gebruiken. Bv. benadert u uw mail doorheen de week met IMAP en eenmaal per week haalt u ze binnen op uw lokale pc via POP3.

Reputatie 7
Badge +6

@H.C.A. Prins als ik het eenvoudig vermag te zeggen:

Eerst had je POP3, alle emails van internet download je naar je harde schijf. Toen de smartphone kwam, en je was op je werk, dan kon je niet bij je emails want die stonden thuis op de harde schijf van je computer. Dan moest je je vrouw bellen om die ene mail naar je smartphone te forwarden.

Toen kwam de cloud om dit probleem op te lossen. Alle emails blijven op internet staan en kun je benaderen met een webbrowser via MijnMail. Maar op elk van je apparaten kon je dan een emailprogramma installeren en bij de installatie zeggen dat je IMAP wil. Met IMAP kun je dan je emails benaderen in de cloud en ze in de cloud laten staan. Dan kan je er met al je apparaten bij. 

IMAP = emails in de cloud laten zodat je er met al je apparaten bij kan.
POP3 = emails uit de cloud downloaden naar de harde schijf van je computer met de keuze een kopie in de cloud te laten staan of die te wissen. 

 

Badge +2

Het lijkt allemaal zo logisch, maar….upcmail.nl (POP3) krijg ik ook binnen op PC en Laptop. En gmail.com komt ook overal binnen. En wat de cloud er mee te maken heeft is mij niet duidelijk.
Ik ben nu 72, houd diverse websites bij, heb al vele jaren email via Thunderbird, maar ik zal dit wel nooit begrijpen.
Maar toch bedankt!
 

Reputatie 7
Badge +6

Hallo @H.C.A. Prins  we zijn leeftijdsgenoten, dus zo moeilijk is het niet! Ik kan wel gaan uitleggen, maar dan wordt het zo'n college geven gedoe met een lange lap tekst. Ik probeer het anders.

Jouw situatie is hetzelfde als die bij mij,. Ik heb vroeger bij Casema gezeten en net als jij bij UPC, als je www.casema.nl of www.UPC.nl typt in de webbrowser kom je uit op www.Ziggo.nl en dan zie ik rechtsbovenaan ZiggoMail. 

Die ZiggoMail dat is je Webmail in de cloud op internet waar al je UPC-emails eerst naar toe komen in een soort van “tussenopslag”. Want als je pc uit staat en iemand stuurt je een email, waar moet die email anders naar toe? Als je op ZiggoMail klikt kom je na inloggen in Ziggo Webmail met een Postvak In, Verzonden Objecten, Prullenbak en Archief van al je UPC-emails. Op de Webmail ZiggoMail staan je emails dus fysiek op internet.

Printscreen van mijn Ziggo Webmail

Net als ZiggoMail kan je de Webmail van Gmail ook zien in je webbrowser door www.gmail.com te typen in de webbrowser en dan in te loggen op je Gmail account. Daar heb je dus ook een Postvak In, Verzonden, Prullenbak en Archief en die emails daar staan ook fysiek op internet.

Printscreen van Gmail Webmail

In de POP3 modus download Thunderbird deze emails van de Webmail van ZiggoMail en Gmail naar de harde schijf van je PC of laptop. De emails staan dan fysiek niet meer op internet maar fysiek op je PC of laptop, met dit verschil dat op de laptop niet dezelfde emails staan als op de PC. Als je een email zoekt moet je op de PC kijken én op de laptop. In de instellingen kan je opgeven of de email in de Webmail op internet kan blijven staan of wordt gewist. Als die wordt gewist is de email op je harde schijf dus het enige exemplaar.

In de IMAP modus download Thunderbird geen emails van de Webmail naar de harde schijf van je PC of laptop. Alle emails blijven fysiek in de Webmail op internet staan. Op de harde schijf van je PC of laptop komen helemaal geen emails. Met IMAP kijk je buiten je webbrowser om rechtstreeks in de Webmail op internet van UPC of Gmail. Met je PC en laptop zie je bij allebei steeds dezelfde emails. Verander je iets aan de emails met je PC, dan zie je die verandering ook met je laptop.

Zonder dat je Thunderbird van je PC of laptop verwijdert kun je de naast de POP3 modus ook de IMAP modus maken. Het wordt hier allemaal netjes uitgelegd door Mozilla Thunderbird zelf. Als het eenmaal goed werkt kan je beslissen om de aangemaakt accounts met POP3 modus dan te verwijderen uit Thunderbird.

Als je de optie had gekozen dat de emails in de Webmail steeds worden gewist, moet je de emails van de POP3 accounts eerst nog saven. Om te saven die je Ctrl-A in elk Postvak In en Verzonden Items en dan met de muis in een beweging alle emails slepen naar een aparte map op je harde schijf in Windows Verkenner. De titel van de email wordt dan de bestandsnaam en de extensie is .eml . Ik zou dat voor de zekerheid eerst maar doen, en dan achteraf kijken welke mails je dubbel hebt. 

Ik hoop dat je er nu wat aan hebt.

 

Bij POP3 heb je de keuze, dat de mails verwijderd worden bij de provider na het ophalen.
In de goede ouwe tijd, stond de hoofd computer op verwijderen en het hulpje op niet verwijderen.
Je gebruikt in Thunderbird ook de groep “lokale mappen” bij POP3.(bestanden alleen op jouw PC)

Bij IMAP blijven de mails bij de provider staan.
Ook de uitgaande mails en de prullenbak.
Ook alle mappen die je aanmaakt in Thunderbird met mails er in.
Thunderbird synchroniseert met de mail bestanden bij de provider.
Een webmail is ook niets anders dan een IMAP programma dat je via de browser benaderd.
Voor ieder IMAP account komt er een groep bij in Thunderbird.

Op dit moment geniet IMAP bij mij de voorkeur.
Overal dezelfde mails te zien.

Badge +2

Dank allen, maar begrijpen zal ik het dus nooit! Ik krijg altijd dezelfde emails op laptop, PC en Tablet van upcmail.nl. En dit zou dus niet kunnen omdat het POP3 is?

Reputatie 7
Badge +4

volgens mij kun je ook bij POP3 aangeven dat je mail bewaard moet worden op de server, en dan kun je dus met een ander apparaat ook gewoon weer die mail binnenhalen.

Reputatie 7
Badge +6

Als je de knop van je modem/router in de meterkast uit zet zodat je geen internet meer hebt, en ja kan dan toch nog je emails zien op je PC en laptop, dan heb je Thunderbird geconfigureerd op POP3. 

Vind je het erg als ik het hierbij laat rusten. Ik wou het slechts zo eenvoudig mogelijk vanuit de basis vertellen voor het makkelijke begrip, en dan in een later stadium de dingen voor gevorderden. Maar de gevorderden dingen komen er nu tussen en dan ontspoort het begrip. 

Er is een wezenlijk verschil tussen IMAP en POP3 en dat is dat bij POP3 de emails fysiek op de harde schijf van je apparaat komen en bij IMAP is dat niet zo. Dan zie je alleen de emails die in je webmail op internet staan. Bij POP3 zie je slechts de emails die naar je harde schijf zijn gedownload en zie je niet de emails die op internet staan. Bij POP3 kan je in de instellingen aangeven de emails op internet uit te vegen of niet uit te vegen.

Wie doet een poging om het @H.C.A. Prins uit te leggen zodat hij het begrijpt?

Reputatie 7
Badge +4

zullen we het nog complexer maken?😉 als je outlook als mail app gebruikt, staan je mails toch op je pc…. maar volgens mij is het helemaal niet nodig om de verschillen diep technisch uit te leggen. ik weet ook niet hoe de motor in mijn auto werkt, hoeft ook helemaal niet, gasgeven, remmen en sturen zijn de belangrijkste zaken 😉

POP3 haalt berichten binnen en verwijderd ze op de server van de provider.
Dat ze blijven staan en hoe lang, is een keuze.
Onderstaande is de standaard instelling van Thunderbird.
Je zie dat Thunderbird na 14 dagen de mail verwijderd, van de server van de provider.
Binnen die 14 dagen kun je het ook elders binnen halen.
Langdurig bewaren van mail, doe je dus op jouw eigen PC

Bij IMAP heb je een kopie van de mail bij de provider, totdat je het zelf verwijderd.
Wis je een mail, verdwijnt het op alle apparaten.
 

Thunderbird 78, POP3 instellingen

 

Reageer