Consumentenbond.nl

Hoelang bewaar jij je administratie?

  • 8 april 2020
  • 23 reacties
  • 6697 Bekeken
Hoelang bewaar jij je administratie?
Badge +8
  • Moderator
  • 1446 reacties

Rekeningen, contracten, polissen en bankafschriften. Hoelang moet je die bewaren? En hoe bewaar je digitale documenten?

Hoewel je als particulier niet verplicht bent je administratie te bewaren, moet je wel bewijzen kunnen laten zien als bijvoorbeeld de Belastingdienst hierom vraagt. 

:nerd: Op deze kennismakingspagina lees je meer over de Geldgids en kun je het artikel over Administratie bewaren gratis lezen.

Hoe en hoelang bewaar jij je administratie? Praat mee!


23 reacties

Alles minimaal 5 jaar bewaren en weinig opruimen: dan zit je goed.

 

Reputatie 7
Badge +4

7 jaar is de wettelijke termijn, en tegenwoordig gaat alles elektronisch, een bankafschrift, wat is dat? ;-) 

 

ik stop alles in mapjes in de cloud en zie wel wanneer ik iets weggooi. afschriften van de bank kun je gewoon downloaden als je iets nodig hebt. 

Ordners is zo 2015 …. :wink:

Dankzij u, heer Stroeve, heb ik toch maar even de transacties gedownload die hebben plaatsgevonden bij mijn “nieuwe” bank sinds oktober 2019.

Al deze transacties zitten nu ook in de cloud. In twee clouds zelfs.

 

Reputatie 3
Badge +3

@E.B.F. Stroeve 

7 jaar is de termijn voor een bedrijf. Voor een particulier is er geen enkele bewaarplicht.

 

Onderstaande tekst van website belastingdienst.

Geen bewaarplicht voor particulieren

Particulieren zijn niet verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

 

Zelf bewaar ik alles max 1 jaar en erg belangrijke stukken 3 jaar.

Heb hele administratie dan ook letterlijk in één ordner en tegenwoordig is heel veel online zoals bijvoorbeeld. Pensioenoverzichten, uitvaartverzorging, UWV, verzekeringen enz. enz. 

Reputatie 7
Badge +4

ok, wij zijn inderdaad een bedrijf alhier, dus vandaar mijn 7 jaar. Ik maak overigens geen onderscheid tussen facturen, jaaroverzichten en weet ik niet wat. alles wat een beetje riekt naar ‘bewaren’ gaat bij mij in het cloud-mapje. En bankafschriften en loonstrookjes krijg ik al jaren niet meer op papier. 

Reputatie 7
Badge +6

Ik kon ooit losse blaadjes uit een ordner laten inbinden voor 50 cent met een lijmrug. Een beetje zoals telefoongdsen werden gedaan met een slappe kaft. Ik ben dat blijven doen. Later na een verhuizing naar een andere plaats moest ik een andere boekbinder vinden, die deed het voor ƒ3,50. Dat heb ik jaren zo gedaan. Als een jaar voorbij was maakte je de ordners leeg en sorteerde alles op volgorde van tijd met een titelblad. Onzin en dubbeldingen gingen in de prullenbak, officiële stukken werden dan ingebonden. Naargelang de dikte gaan een, twee of meerdere jaren in één boekje. De randjes worden netjes afgesneden, het ziet er netjes en handzaam uit. Door de jaren heen krijg je dan een rijtje boekjes met nota’s, verzekeringen, autokosten, nutsbedrijven, ziektekosten, loonstrookjes enz. 

Je kan alles wel weggooien na verloop van tijd. Maar het stond vroeger een keer in een Consumentengids. Als je huis afbrandt of er is ingebroken moet je aan de verzekering bonnen kunnen overleggen van al het moois dat je ooit had, anders gaan ze moeilijk doen en krijg je dat misschien niet vergoed. Je kan aan winkels een duplicaatnota vragen, maar ze hebben die niet altijd of de winkel bestaat niet meer. 

De digitale stukken bewaar ik op de harde schijf met een tweede externe 4TB usb schijf naast de computer als backup en dan nog eenzelfde derde 4TB schijf elders in de kast die met langere periodes wordt bijgewerkt. Het is meestal in pdf en jpg. Ik doe niets in de cloud. Ik ben al meer dan vijf jaar gestopt met alles uitprinten. printcartridges raken hier niet leeg.  

De boekjes zijn dan zo, met een titelblad als eerste pagina zodat je iets snel kan terugvinden.

 

Reputatie 7
Badge +7

Ik ben voorheen een enorm bewaarbeest geweest. Ik bewaarde alles, dus niet alleen papieren bewaarspul, maar alles …. “wat ik nog wel eens gebruiken kon “…..

Papierwaren, afschriften, bonnetjes, brieven enz. gingen eerst netjes in een map, ordners enz.  Ander spul verdween op de bovenste trede van de trap, en vervolgens al het andere een trede lager totdat alle treden vol lagen.  Toen we met tweeën overbleven kwamen de niet gebruikte kamers aan de beurt. Totdat …..… Ja totdat we nergens meer lopen konden en erger nog …..  we niets meer konden vinden. 

Opruimen werd uitgesteld totdat het echt niet meer kon. Er kwamen nog wat andere omstandigheden bij en we zijn huis en tuin gaan opknappen en alle rommel (nou niet alles) opgeruimd. En omdat je toch eigenlijk nauwelijks nog iets gebruikte of nodig had en het anders toch niet vinden kon hebben we echt fors geruimd en besloten nu maar zo min mogelijk te bewaren. 

Kortom er gaat dus veel weg. Er is nog een ruimte of doos waar wat papierwaar tot een jaar in bewaard wordt en dat wordt ie ieder jaar geleegd. En bewaren voor de fiscus…. waarom, ze weten alles al en alles is al ingevuld !!!. Wat we nog redelijk lang bewaren zijn allerhande gebruiksaanwijzingen, je weet maar nooit.  Ook onzin natuurlijk, je kan alles op internet vinden.

Kortom we bewaren nog maar weinig, uitzondering mijn verzamelingen, hobby's e.d. van ons beiden.  Groet Leo.

Het bewaarbeest moet dringend op de lijst beschermde diersoorten.

Het is nog niet te laat, maar hoe lang kunnen we dat nog zeggen?

 

Reputatie 7
Badge +7

Dank @Léonz  voor zoveel beschermde maatregelen.  ik kan me niet heugen dat iemand mij c.q. ons nog wil beschermen. Je ouders vroeger, maar nu, zou niet weten wie. Daarom zo'n lijst heeft dan ook geen zin, zeker niet als men weet welk beest er nu op de lijst gezet is. 

En wat de tijd betreft, normaliter willen we er nog wel 20 jaar bij hebben, dan zouden we in de 90 komen.  Dat kan je natuurlijk wel willen, maar nooit voorspellen of zeker weten en nu er toch ineens in no time  zo'n natuurramp gekomen is, zullen we maar wat bescheidener zijn in het tijd denken. Groet Leo de beschermleeuw.

Reputatie 6
Badge +5

Mijn archief begint in mijn geboorte jaar.
Bankafschriften ben ik nu van 10 jaar en ouder aan het vernietigen.
 

Spaarrekening, uit de goede oude tijd.

 

U bent op het juiste moment naar de aarde gekomen, Wortelstamper: 7,75% rente!

 

Reputatie 7
Badge +6

Mijn bankafschrift van mijn eerste lidmaatschap van de Consumentenbond is ouder! :blush:

Reputatie 6
Badge +5

@Léonz 
Ik heb ook wel 12% gehad.
Ik heb deze ook nog bewaard.

 

Reputatie 7
Badge +4

ik heb ooit ook meer dan 10% hypotheekrente betaald, kun je je nu ook niet meer voorstellen….. bankafschrift heb ik niet meer, te confronterend 😉

Reputatie 6
Badge +5

@Jan 

 

Reputatie 7
Badge +7

Ja daar heb je het nou, als je weer ineens veel dingen, die echt in de weg stonden, gaat weggooien. ik heb ook een rijkspostspaarbankboekje gehad, bij mijn geboorte in 1946. De rente was niet hoog en men vroeg mij meer om mijn gewicht dan om de rente die ik kreeg. In 1982 was het meen ik, heb ik ook 12% rente gehad. De hypotheek ging toen over de 13%. Helaas kan ik daar niets meer van vinden, zelfs niet op internet. Op de bankenpagina en de hypotheken pagina gezocht, ik vind slechts, ja slechts 12 en 13 % en ergens zag ik dat een deposito voor een paar maanden zelfs 18% gaf, maar kan het niet verifiëren. En het is ook off-topic, maar wel leuk als herinnering. Groet Leo.

Badge +8

:point_right:  Benieuwd naar het gratis artikel over Administratie bewaren? Op deze kennismakingspagina kun je meer over de Geldgids lezen en het artikel gratis downloaden.

Reputatie 7
Badge +6

@Wortelstamper jij bent baas, ik ben later dan juni 1978, toen had ik nog geen cent te makken. 

Ik ben wat traag met reageren want door al dat binnen zitten werk ik door en dan komt er na een paar weken opgestapeld slaaptekort. Ik was toen op de bank in slaap gevallen en werd om 04:00u wakker in bed. Wat doe je dan? Nou de PC aanzetten. En toen kreeg ik de schrik van mijn leven, error 2000-0111, mijn computer wilde niet meer opstarten. Ik heb een foto gemaakt van het foutbericht want ik had geen pen om het op te schrijven. Met printscreen heb ik het er bijgedaan, dat het echt om 04:19u was. Ik kon niet computeren, ik kon meer op het forum. Ik had echt een bejaardenprobleem in die zin dat die C: schijf zo bejaard is als wat. Hier de foto ervan, ik hoop dat het te lezen is:

 Mens, errorcode 2000-0111, ga maar zoeken. Hij begon automatisch een disk repair scan te doen, wist ik veel dat dat ingebouwd zat in Windows 10. ETA 766 uur, daar begon het mee, dat zag er zoooo hopeloos uit, maar op het eind sprong het gelukkig naar nog maar 14 minuten. Ik heb nog heel lang naar een ronddraaiend wieltje met bolletjes moeten kijken op een zwart scherm, het werd al 06:00 uur, opeens was er de Windows welcome tune en had ik een peil die bewoog, maar het scherm bleef zwart. Ja, dan heb je het slecht.  Maar nou doet mijn PC het weer en kan ik je antwoorden.

Nou moest ik nog een hele tijd zoeken in oude archiefdozen naar dat ene bankafschrift van m’n eerste lidmaatschap van de Consumentenbond van 9 juli 1981. Als je loopt te roepen dat je alles nog hebt keurig in lijmrugboekjes (behalve bankafschriften) moet je dat ook waar kunnen maken. Dus hier heb ik hem. Maar jij bent baas! Jij bent meer eigenaar van de Consumentenbond dan ik!

Nou durf ik mijn computer niet meer uit te zetten. Zodra ik zeg welke ik heb gaat iedereen natuurlijk zeggen, waarom koop je toch geen nieuwe . . . DELL Precision T3400 uit 2006, prachtig ding, bijna niet te tillen zo zwaar is die doos. Had m’n zoon hier laten liggen want hij had al een betere, en toen ging mijn vorige PC kapot en toen dacht ik, wat is dit ding . . . dat was in 2013 . . .

Reputatie 1

Rekeningen, contracten, polissen en bankafschriften. Hoelang moet je die bewaren? En hoe bewaar je digitale documenten?

Hoewel je als particulier niet verplicht bent je administratie te bewaren, moet je wel bewijzen kunnen laten zien als bijvoorbeeld de Belastingdienst hierom vraagt. 

:nerd: Op deze kennismakingspagina lees je meer over de Geldgids en kun je het artikel over Administratie bewaren gratis lezen.

Hoe en hoelang bewaar jij je administratie? Praat mee!

Ik scan allerlei belangrijke formulieren en sla ze op in de betreffende mappen. Evenzo doe ik dat met digitale formulieren die ik download. Zoals garantiebewijzen, verzekeringspolissen, autopapieren onderhoudsrekeningen, jaarformulieren belastingdienst etc. Van alles maak ik een back-up op een externe schijf. 

Inscannen is leuk, maar alle inscanprogramma’s slaan je PDF op als plaatje (ook binnen PDF bestanden kunnen plaatjes worden opgeslagen) en dus niet als tekstbestand. Je kunt dus niet binnen die bestanden zoeken op een tekst mocht je dat willen.

Het is zo, dat er programma’s zijn als paperport (nu van Kofax vroeger van Nuance) of IRIS die worden meegeleverd met een scanner om OCR (Optical Character Recognition) te kunnen doen. Dat werkt vrij goed, en betekent dat je ook binnen je PDF bestanden kan zoeken op een tekst. (Naast de afbeelding wordt er dan ook tekst opgeslagen, dat heet een “Doorzoekbare PDF”) Je moet alleen wel even controleren dat dat áán staat als je scant...

Je kunt ook bijvoorbeeld een gratis app als Office Lens gebruiken om dat achteraf te doen, of als je dat handiger vindt.

 

 Ik had echt een bejaardenprobleem in die zin dat die C: schijf zo bejaard is als wat. Hier de foto ervan, ik hoop dat het te lezen is

KNIP

Nou durf ik mijn computer niet meer uit te zetten. Zodra ik zeg welke ik heb gaat iedereen natuurlijk zeggen, waarom koop je toch geen nieuwe . . .

 

@Jan 

Je hoeft echt geen nieuwe te kopen, maar koop alsjeblieft een nieuwe ‘harde schijf’ of liever een SSD! Die dingen kosten niks meer, en je kunt gewoon je huidige Windows 10 licentie gebruiken. Als je je PC nog niet hebt durven uitdoen: Zorg ook dat je eerst even een Cloud Backup maakt of een externe USB of Harddisk. (Als je er een -voor die tijd- redelijk snelle Q6800 in zou hebben zitten kan die nog met een huidige generatie Pentium mee), mocht je er erg aan gehecht zijn ik zag dat ze op Tweakers er nog een hebben voor € 95….

Reputatie 7
Badge +6

Je hebt helemaal gelijk @Ronaldvr , m'n C-schijf op deze computer is kei-oud, hij was al een (door de moderne jeugd) afgedankte computer in 2013 toen ik hem nam. Ik kan me voorstellen dat minuscule schilfertjes van de oppervlakte loslaten waar de Windows bestanden staan door het eindeloos vaak lezen op die plek bij het opstarten. De computer ging toen bij de storing uit zichzelf een scan doen en dat heeft gewerkt want tot nu toe start hij weer normaal op. 

Er zit een Intel(R) Core (TM)2 Duo CPU E8500 @ 3.16GHz in. Het opstarten duurt een beetje lang maar daarna voldoet hij nog uitstekend. Als de processor het niet meer doet zal ik die Q8600 bekijken. Ja, ik heb die backup gemaakt op een zelfstartende USB-stick en een repair CD gemaakt. Ik heb ook 4TB schijven waar de backups op staan en hoef zo nooit naar de cloud. Ik had op m'n kapotte laptop al SSD gedaan zodat die het weer deed en viel van m'n stoel van de grotere snelheid. Die laptop is na twee jaar inmiddels naar de oudijzerboer en heb ik nog die SSD schijf over. Maar ik moet dan m'n Windows 10 gaan clonen en de C-schijf is 500 Gb wat dan verkleind moet worden naar 250 Gb, en ik zit liever te lezen en te schrijven voor het Consumentenbond forum en al die andere dingen die je op je computer kan doen, dus die ligt nog steeds in de kast.

Wat ik o.a. doe is deze. Met archieven online kan je tegenwoordig veel vinden, ook dingen of Pietje, die bij zijn overlijden in 1968 drs in de wetenschap was, in 1928 op een boot over de oceaan wel als bemanningslid aanwezig was, waar Marietje toen verliefd op werd en later met hem trouwt. Want hij stond niet op de passagierslijst in de oude krant van 1928 en Marietje wel. Dan moet hij een beroep in de scheepvaart hebben gehad, en was dat wel zo? En dan iets meer dan een matroos want Marietje ging toen niet de oceaan overvaren om verliefd te worden op een matroos. Die dingen kun je allemaal vinden in de archieven online. Vroeger moest je met je auto naar het archief, en dan in de studiezaal een aanvraagformulier invullen, dan kwamen ze het stuk bij je brengen en zat je de hele verdere dag te bladeren. Met de lunchpauze ging de studiezaal dicht en zo, allemaal tijdverlies. Nu gaat dat allemaal lekker van achter je beeldscherm de hele dag door. En je hoeft niet meer te bladeren maar je kan een zoekmachine gebruiken. Het zoeken gaat honderden keren sneller! Het ontbreekt me aan puf om dan naar die C-schijf te kijken, als ie het maar doet. 

Maar ik moet dan m'n Windows 10 gaan clonen en de C-schijf is 500 Gb wat dan verkleind moet worden naar 250 Gb, en ik zit liever te lezen en te schrijven voor het Consumentenbond forum en al die andere dingen die je op je computer kan doen, dus die ligt nog steeds in de kast.

 

@Jan Nee dat hoeft niet. Windows 10 heeft tegenwoordig wat Microsoft een “digitale licentie” noemt. Dat betekent dat je Windows 10 licentie is gekoppeld aan je hardware én/of je Microsoft ID.

Je kunt daarom gewoon naar: https://www.microsoft.com/en-us/software-download/windows10

En Windows 10 downloaden, en een schone installatie doen. (Dat heeft ook nog wat extra voordelen, namelijk dat er allerlei in de loop der jaren achtergebleven rommel ook gelijk weg is)

Overigens zou ik wellicht toch even naar de winkel lopen en een nieuwere SSD aanschaffen: 250 GB is echt aan de magere kant voor én Windows en een redelijk aantal programma's en nog wat data. Dit lijstje op Tweakers geeft een aantal alternatieven en de kosten.

Reageer